۵ روشی که به شما برای تکمیل لیست کارهای روزانه کمک می کند

تنظیم لیست کارهای روزانه و سازمان دهی آن کارها براساس اولویت، راه شما برای رسیدن به موفقیت و اهدافتان را آسان تر می کند.

یک ابزار ساده که می تواند شما را در سازماندهی به کارها و با انگیزه نگه داشتن کمک کند تهیه یک لیست کاری مناسب است. بااین‌حال اگر این تکنیک را درست به کار نبریم، تأثیر کاملاً معکوسی خواهد داشت: این فهرست به یک منبع استرس‌زا و ناامیدکننده تبدیل می‌شود و فشار مضاعف و بی‌موردی را به ما وارد می‌کند.

واضح کردن اهداف خود باعث ایجاد یک مسیر روشن و هموار برای پیشرفت می شود. با پیروی از این پنج نکته، متوجه خواهید شد که می توانید چشم انداز خود را به کار تغییر دهید :

۱- با استفاده از کلمات عملگرایانه از به تعویق انداختن کارها اجتناب کنید

چندین نکته مهم و اساسی برای تهیه یک لیست کار روزانه مهم است و باید مدنظر قرار دهید. نکته اول : هر کدام از گزینه‌های لیست را تا حد ممکن کاربردی و عملی بنویسید. به‌عنوان‌مثال اگر می‌خواهید برای سخنرانی هفته‌ی آینده آماده شوید، نوشتن کلمه‌ی «اسلایدها» به شما کمکی نمی‌کند. در عوض به یک کلمه کاملاً شفاف و اجرایی نیاز دارید. مثلاً بنویسید :«آماده کردن اسلایدها برای سخنرانی روز دوشنبه». شاید بی‌اهمیت به نظر برسد، ولی ذهن شما با توجه به این گزینه متوجه می‌شود که باید کاری را انجام دهد، نه اینکه صرفاً به چیزی فکر کند.

۲- کارها را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید

 

اطمینان حاصل کنید که هر یک از آیتم‌های لیست، در یک جلسه قابل‌ اجرا هستند. فهرست شما نباید از اهداف بلندمدت تشکیل شود. بلکه اقلام کوچک‌ تر و قابل‌هضم، گزینه‌های مناسب و اجرایی‌تری هستند.

به‌عنوان‌مثال گزینه‌ی «ساماندهی مجدد کل پروسه‌ی فروش سازمان»، یک آیتم لیست وظایف محسوب نمی‌شود. اگر شما نگاهی به تقویم و فهرست کارهای خود داشته باشید، می‌فهمید که این گزینه هرگز قابل‌اجرا نیست. درحالی‌که گزینه‌ی «مطالعه‌ی سه مقاله در مورد فروش موفق»، به‌احتمال بیشتری در زمان مشخص‌شده قابل ‌اجرا است و در ضمن شما را به هدف، نزدیک‌ تر می‌کند.

زمان‌هایی را بطور منظم برای ریلکس ‌کردن و تفکر درباره اهداف مالی و موانعی که باعث شده عقب بمانید اختصاص دهید.

در طی این زمان آرامش و تمدد اعصاب، اغلب مواقع ایده‌ها بطور ناگهانی به ذهنتان خطور می‌کند که می‌تواند ساعت‌ها، روزها و گاهی سال ‌ها را شما جلو بیندازند.

۳- از خود بپرسید: آیا این لیست واقعا برای شما مناسب است؟

قبل از اینکه موردی را به لیست کارهای خود اضافه کنید به این مساله فکر کنید که آیا شما توانایی و امکان اجرای آن را دارید و یا اینکه بهتر است این کار را به شخص دیگری از از اعضای تیم که توانایی انجام آن را دارد واگذار کنید، و یا شاید هم اصولا این کار وظیفه فرد دیگری است.

به این نکته دقت کنید که فقط به این دلیل که شما زودتر از دیگران به ضرورت انجام یک کار پی برده‌اید، مسئولیت انجام آن را به عهده ندارید. مهارت های مختلف اعضای تیم خود را در نظر بگیرید و در صورتی که آنها مناسب تر هستند، کار را به آنها محول کنید.

۴- از ابزارهای مناسب استفاده کنید

 

امروزه چندین ابزار دیجیتالی برای کمک به پیگیری وظایف حرفه ای و شخصی شما وجود دارد که بسیاری از آنها می توانند برای شما مناسب و کاربردی باشند. تنها نکته ی مهم برای انتخاب ابزار مناسب این است که این ابزار باید به پیشرفت شما کمک کند. برای مثال اگر برای سازمان‌دهی وظایف خود، به Outlook متکی هستید و پس از مدت‌ها، هنوز ایمیل‌های ناخوانده‌ی زیادی دارید، این گزینه، به شما جواب نمی‌دهد.

به این توصیه توجه کنید: فقط کارهای ضروری را انجام دهید تا وظایفتان را تکمیل کنید. وقت زیادی را صرف این نکنید که چگونه و کجا فهرست خود را تنظیم کنید. کافی است که تمام وظایف را به یاد داشته باشید.

۵- از قانون سه گزینه استفاده کنید

 

قانون سه‌ گزینه، یکی از کلیدهای پیشرفت ملموس و قابل‌سنجش است.

تصمیم بگیرید که هرروز، سه گزینه از آیتم‌های لیست وظایف را بطور کامل انجام دهید. پس از مدتی متوجه می‌شوید که با این کار، نه‌تنها به اهداف نزدیک‌ تر شده‌اید، بلکه احساس رضایت بیشتری هم پیدا کرده‌اید. این احساس موفقیت، به‌ویژه زمانی که اهداف بزرگی دارید؛ بسیار ارزشمند است. معمولاً به تصویر کشیدن مراحل پیشرفت چنین اهدافی آسان نیست، زیرا در طول چند روز یا چند هفته محقق نمی‌شوند. اما به کمک قانون سه‌ گزینه، قدم‌های موفق خود را می‌بینید و از آن‌ها انگیزه می‌گیرید.

با به‌کارگیری این پنج نکته، پیشرفت معنی‌دار و روزانه، ساده‌تر از چیزی خواهد بود که فکر می‌کردید. به‌علاوه این پیشرفت‌ها، مستقیماً به موفقیت و رضایت تبدیل می‌شوند که تاکنون آن را تجربه نکرده‌اید.

آرمان بی پایان / عنایت الله خرم دبیری

مطالب مرتبط